A tecnologia é uma grande aliada das empresas que querem projetar, executar, monitorar e melhorar constantemente. E é nesse cenário que a automação de processos BPM entra em cena!
Negócios automatizados demonstram maior agilidade, produtividade e eficiência. Além disso, desfrutam de vantagens competitivas substanciais em comparação com seus concorrentes.
Mas como garantir o êxito de investimentos na área? É sobre isso que falaremos a seguir, em mais um conteúdo exclusivo do blog da Viaflow. Confira!
O que é BPM (Business Process Management)?
BPM (Business Process Management) é uma metodologia que visa analisar e otimizar processos importantes para a operação de uma empresa. Assim, engloba a gestão, a otimização e a automação de processos.
Em síntese, ele lista os processos mais vitais da empresa e faz uma análise aprofundada sobre como é possível melhorá-los. Em seguida, implementa as mudanças e mensura os resultados.
Processos BPM x Gestão de projetos
BPM é diferente de gestão de projetos. O segundo é um processo focado em projetos específicos, como o design de um novo produto. O objetivo é ampliar sua eficiência, mas de maneira menos ampla.
Já os processos BPM são aliados do gerenciamento de projetos. Isso porque, ajudam a identificar e otimizar processos essenciais para o sucesso do projeto.
4 vantagens valiosas da automação dos processos BPM
Já pensou como pode ser positivo para a empresa conseguir identificar e melhorar os processos capazes de impulsionar seus resultados? Sem dúvidas, investir em BPM é uma decisão de sucesso!
Veja, a seguir, 4 razões para implementar em seu negócio!
1. Reduz custos
Com a gestão e automação de processos é possível economizar recursos. Isso porque, os processos BPM são mais ágeis e demandam pouco intervenção humana direta.
2. Reduz erros
O BPM permite que a empresa identifique formas de otimizar seus processos, corrigindo e evitando erros. Portanto, temos fluxos mais confiáveis e previsíveis.
3. Melhora o relacionamento com clientes
Uma consequência lógica da otimização de processos BPM é o aumento da satisfação dos clientes. Afinal, teremos menos erros e mais agilidade na execução de todas as tarefas.
4. Aumenta o engajamento dos colaboradores
Ao eliminar tarefas repetitivas e meramente burocráticas da rotina dos seus colaboradores, eles podem se dedicar a ações mais estratégicas e criativas. Isso aumenta o engajamento e motivação, com uma experiência de trabalho menos tediosa.
Os segredos para o sucesso dos projetos de automação de processos BPM
Os sistemas de automação de processos promovem mudanças importantes para as organizações, mas sua implantação exige cuidados para atingir os resultados desejados.
Diante disso, selecionamos os fatores-chave para garantir o sucesso em processos BPM. Confira!
Mapeamento dos processos
É difícil encontrar uma empresa que não possa melhorar algum processo, não é mesmo? A verdade, é que existem inúmeras oportunidades de otimização, como:
- Documentos extraviados entre setores;
- Gargalos e retrabalhos;
- Atividades duplicadas ou manuais;
- Consultas recorrentes para a localização de arquivos;
- Interrupção de processos por falhas.
Em síntese, é preciso levantar com precisão as questões que prejudicam os níveis de produtividade, o fluxo de atendimento e as práticas comerciais. Ou seja, apontar quais processos são prioritários e trarão mais ganhos ou menos perdas para a sua empresa é essencial.
Comece por estes processos. Os ganhos com estes possibilitarão o investimento nos próximos. Entender de forma ágil e otimizar antes da automação deve ser parte inicial do trabalho.
Alinhamento organizacional e gestão da mudança
A implantação da automação de processos muda a rotina dos profissionais. Mas, para que este novo cenário seja aceito e adotado por todos, é preciso administrar as modificações para que não prejudiquem o clima empresarial.
Nesse sentido, algumas organizações preparam agentes facilitadores e multiplicadores de conhecimento para serem os principais propulsores da mudança. Dessa forma, criam uma competência interna em gestão de processos.
É importante dizer que as mudanças precisam ser reais e entregar valor para a organização. Além disso, colaboradores com uma visão de futuro clara e reporte periódico do progresso obtido se engajam mais.
Outra ação valiosa é a pré-conscientização sobre BPM, que pode ser feita por meio de briefings, debates e apresentações com todas as partes interessadas. Ao engajar o time, é possível fazer do projeto da empresa um projeto das pessoas.
Estratégia de implantação
A gestão do projeto responsável pela implantação da automação de processos poderá adotar uma estratégia gradual ou total. Em função das mudanças contínuas de negócio, o ideal é fazer entrega em fases, com envolvimento da área de negócios e planejamento antes da implantação.
Nossa dica é: comece pequeno pensando grande!
Para isso, escolha um software de automação (BPM) escalável e busque o apoio de um fornecedor parceiro experiente e qualificado. Além disso, selecione um ótimo gerente de projeto para que tenham uma boa condução e um bom plano de comunicação.
Diga não às complexidades! Os projetos de sucesso são àqueles em que a simplificação é o norte da implantação.
Saiba dizer NÃO, pois devemos automatizar e padronizar, mas nunca engessar. Por fim, entregue rápido para o negócio, acompanhe e ajuste conforme a necessidade.
Não deixe de pensar no usuário
Muitas empresas desenvolvem a automação dos processos olhando somente para os benefícios internos. Assim, se esquecem que este investimento importante também deve ser percebido pelos clientes e usuários.
Um bom estudo na navegabilidade é importante para garantir a experiência do usuário. As pessoas precisam perceber que com o sistema o trabalho ficou muito mais fácil e simples.
Acompanhamento pós-implantação
Um bom software de automação permite o monitoramento por meio de indicadores. Por isso, é fundamental o acompanhamento pós-implantação com o foco em identificar gargalos remanescentes, novos pontos de automação e produtividade do time.
A manutenção de sistemas de automação é simples justamente para isso: propiciar melhoria contínua para os processos das empresas.
Portanto, é importante manter um time interno para suporte ou contratar o parceiro de implementação. O objetivo é sustentar a aplicação e garantir rápida resposta ao negócio.
Automatize e otimize processos para atingir o sucesso!
Trabalhar com processos requer mudança de cultura. As pessoas são acostumadas a trabalhar orientadas por tarefa, mas esteja certo de que estas mudanças impulsionarão seus resultados.
A automação de processos BPM é uma solução estratégica para o crescimento empresarial, proporcionando mais agilidade, segurança e redução de custos.
Deixe seus colaboradores cuidando de tarefas estratégicas e criativas e automatize processos com foco em torná-los cada vez mais eficientes.
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