Ter controle dos procedimentos e normas, controles de ações corretivas e auditorias através de sistemas de tecnologia significa ter maior controle do padrão, da distribuição e dos indicadores da empresa de forma mais rápida, automatizada e ágil e sem uso de papel.

Conheça o conjunto de módulos que a ViaFlow disponibiliza a seus clientes:

a) Documentos: Versionamento, Workflow, Treinamento
Contempla:

• Fluxo de aprovação (workflow);
• Controle de versão;
• Controle de treinamento;
• Inclusão de comentários;
• Lista de distribuição;

Benefícios:

• Integrado com o correio eletrônico (qualquer correio eletrônico) gerando mensagens de correio em cada etapa do processo;
• Controle automático da numeração e da versão dos documentos;
• Possibilidade de inclusão de comentário e de solicitação de comentários durante a elaboração de um documento;
• Controle de acesso aos documentos, podendo ser: livre ou restrito;
• Redução significativa de impressão de documentos (cópias controladas) uma vez que todos os documentos ficam disponíveis para consulta em um sistema corporativo;
• Histórico total dos documentos durante as etapas do processo: quem, quando e o que fez em cada documento;
• Redução de documentos em papel e, conseqüentemente, de custos;
• Distribuição automática dos documentos de acordo com o perfil dos usuários;
• Treinamento nos documentos de forma virtual, ou seja, sem necessidade de deslocamento;
• Agentes automáticos para controle de prazos e revisão dos documentos;
• Otimização dos recursos de pessoal envolvidos no processo.

b) Não conformidades: Ações corretivas, planos de ação

Este módulo contempla:

• Fluxo de aprovação;
• Controle de prazos de ações;
• Controle de eficácia e reinscidência;
• Visão gráfica dos documentos;
• Avisos automáticos.

c) Auditoria: Interna e Externa, abertura de comunicados

Este módulo contempla:

• Estruturação de Equipe
• Abertura de Ciclo (processo/área)
• Atas de Reunião
• Comunicados
• Relatórios
• Abertura de Não-Conformidade de Auditoria

Principais benefícios:

• Integrado com o correio eletrônico (qualquer correio eletrônico) gerando mensagens de correio em cada etapa do processo;
• Controle automático da numeração e da versão dos documentos;
• Possibilidade de inclusão de comentário e de solicitação de comentários durante a elaboração de um documento;
• Controle de acesso aos documentos, podendo ser: livre ou restrito;
• Redução significativa de impressão de documentos (cópias controladas) uma vez que todos os documentos ficam disponíveis para consulta em um sistema corporativo;
• Histórico total dos documentos durante as etapas do processo: quem, quando e o que fez em cada documento;
• Redução de documentos em papel e, conseqüentemente, de custos;
• Distribuição automática dos documentos de acordo com o perfil dos usuários;
• Treinamento nos documentos de forma virtual, ou seja, sem necessidade de deslocamento;
• Agentes automáticos para controle de prazos e revisão dos documentos;
• Otimização dos recursos de pessoal envolvidos no processo.

Diferenciais:

• Integrado com correio eletrônico para avisos automáticos durante o processo.
• Customização por cliente (sob medida), sem necessidade de aprovação com outros usuários de outras empresas.
• Sem custo para renovação anual do sistema.
• O custo com licenciamento é pago uma vez e pode ser usado para todos os módulos, inclusive para desenvolvimento de novos workflows.
• Baixa valor de customização.
• Rapidez de customização e implantação.
• Versão Web e Cliente.
• Formulários padrão.
• TAMBÉM gerencia arquivos.