Sabemos que em um cenário atual, a forma como as empresas gerenciam seus documentos faz que com que se perca muito tempo arquivando, organizando, procurando, copiando e distribuindo as informações, ainda utilizando-se de pesquisa manual e repetitiva, o que gera uma facilidade de perder ou arquivar conteúdo em local errado, além de não ser possível o uso simultâneo dos documentos.

A segurança precária das informações é outro fator relevante, assim como o alto custo de manuseio (logística, mão-de-obra e envio). Geram também várias fontes de uma mesma informação e aplicações locais sem integração entre departamentos.

O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos - é um sistema no qual se permite armazenar os documentos de modo a acessá-los mais rapidamente (índices), controlando versionamentos, implementando workflows, definindo seguranças de acesso e tabelas de temporalidade automatizadas.

O GED / ECM é um software desenvolvido para ser também consultado pela WEB. Permite o gerenciamento de documentos digitais e digitalizados e tem como base de desenvolvimento o software IBM DB2 Content Manager.

As principais vantagens são:

• Controle de acesso de acordo com perfil;
• Controle de temporalidade documental automático;
• Mobilidade – acesso de qualquer lugar;
• Crescimento do projeto sem necessidade de migração da solução (escalabilidade)
• Integração com os principais sistemas de mercado.

Outros benefícios:

• facilidade na instalação e navegação na aplicação e entre as diversas páginas de um documento;
• zoom e rotacionamento das imagens propiciando impressão horizontal e vertical;
• suporta todos os tipos de extensão/formatos de arquivos, tais como: imagens, documentos, e-mail, conteúdo da Web, e-records, multimídia, saída de relatório de computado, entre outros;
• check in e check out de documentos;
• controle de versão de documentos;
• workflow gráfico de aprovação de documentos;
• acesso via Web, Internet Explorer por exemplo, não sendo necessário instalar nenhum software localmente;
• suporta número ilimitado de documentos sem comprometer performance, possuindo clientes/cases com mais de 30 milhões de documentos;
• controle de acesso por perfil de usuário;
• visualizadores free (dependendo do formato e utilização da imagem);
• segurança que impede alteração de dados por usuários não autorizados e uso de senhas pessoais e diferentes níveis de acesso/permissão;
• auditoria detalhada, permitindo identificar quem acessou o que, quando e quais alterações realizaram;
• possibilidade de administração em estações de trabalho remotas;
• permissão de consultas on-line, por palavras-chave e combinação de palavras-chave;
• menus personalizados, de acordo com o perfil do usuário, evitando navegação em funções que não fazem parte das suas atribuições;
• plataforma que possibilita a Integração e disponibilização em ambiente Intranet, Internet e Extranet;
• o idioma do software é sensível ao idioma do browser de Internet, ou seja, o idioma do Internet Explorer será o idioma do sistema, sendo este um recurso excelente para empresas multinacionais;
• possibilidade de edição/manipulação de imagens e inicialização de workflow para trâmite de documentos integrado com o pacote MS-Office (Word, Excell, PowerPoint, Outlook) entre outros softwares, tal como AutoCad.