Se a legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais?

Digitalização Registrada de Documentos é a migração do acervo documental em papel para meio eletrônico com validade jurídica atribuída pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos, com guarda perpétua sem custo e a possibilidade de descarte do papel do arquivo morto.

Sua empresa poderá otimizar o espaço físico, gerenciar os documentos com maior segurança e com maior controle de tabela de temporalidade, reduzindo significativamente os custos envolvido no processo. Além disso, sua empresa passará a atuar em prol do meio ambiente, pois não será mais necessário manter os arquivos inativos em papel, agregando diversos benefícios e vantagens competitivas a organização.

Os documentos podem ser consultados por um sistema de GED/ECM e podem voltar para o meio físico sempre que necessário, sem qualquer custo adicional, desde que acompanhados de sua respectiva Certificação de Registro.

Esta solução pode ser aplicada para diversos documentos, tais como: RH, Prontuários, Contábeis, bobinas de PDV, entre outros.

Alguns benefícios deste novo projeto:

• Valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de Cartórios de Registro de Títulos e Documentos (RTD)
• Eliminação de gastos mensais com guarda física de documentos (espaço interno terceirizado);
• Segurança das informações (riscos, multas, auditoria, não conformidades etc)
• Fim de controles de tabela de temporalidade, pois os documentos são armazenados perpetuamente em Cartório de RTD;
• Múltiplos backups do documento original – contingência documental;
• Eliminação de custos com autenticação de cópias originais;
• Fim da logística / distribuição física de documentos;
• Rápido retorno de investimento (ROI).

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